KVKK Aydınlatma Metni

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") kapsamında, Vakteo hizmetini kullanan işletme hesaplarına ilişkin kişisel veriler bakımından veri sorumlusu aşağıda belirtilen kişidir:

Vakteo, randevulu işletmelerin kendi müşterilerine ait randevu bilgilerini işletme adına barındırır ve işler. Bu veriler bakımından ilgili işletme kendi müşterilerine karşı veri sorumlusu olarak hareket eder; Vakteo ise bu verileri işletmenin talimatları ve hizmetin gerektirdiği ölçüde işler. Randevu aldığınız işletmeye ait aydınlatma için öncelikle ilgili işletmeyle iletişime geçebilirsiniz.

Hizmetin mevcut işleyişi kapsamında yalnızca aşağıdaki veri kategorileri işlenir:

• Kimlik: ad soyad (işletme hesap sahipleri, personel kartları ve randevu alan müşteriler).
• İletişim: telefon numarası ve e-posta adresi.
• Hesap / oturum bilgileri: giriş e-postası, şifrenin geri döndürülemez özeti (şifrenin kendisi saklanmaz), oturum bilgileri, kullanıcı rolü ve kayıt sırasında kabul edilen metin sürümü.
• İşletme bilgileri: işletme adı, adres ve telefon, açıklama, logo bağlantısı, çalışma saatleri ve işletme ayarları.
• Hizmet / personel bilgileri: hizmet adları, süre ve fiyatları; personel adı, unvanı ve varsa profil görseli bağlantısı, çalışma ve izin saatleri.
• Randevu bilgileri: randevu tarihi ve saati, seçilen hizmet ve personel, randevu durumu ve kaynağı, müşterinin isteğe bağlı notu, işletmenin iç notu ve randevu geçmişi (oluşturma, taşıma, iptal kayıtları).
• WhatsApp bildirim kayıtları: bildirim gönderilen telefon numarası, bildirim türü ve zamanlaması, gönderim durumu ile müşterinin bildirim tercihine ilişkin kayıt.
• Teknik / log kayıtları: panelde yapılan işlemlere ait işlem kayıtları (işlemi yapan hesap, işlem türü, zaman) ile barındırma altyapısının güvenlik ve hata takibi için tuttuğu standart sunucu kayıtları (ör. IP adresi, tarayıcı bilgisi, istek zamanı).

Vakteo üzerinden özel nitelikli kişisel veri (sağlık, biyometrik vb.) talep edilmez; bu tür verilerin randevu notu gibi serbest metin alanlarına girilmemesi rica olunur.

• İşletme hesabının oluşturulması, kimlik doğrulama ve hesabın güvenli şekilde yönetilmesi,
• Online randevu sayfasının sunulması; randevunun oluşturulması, taşınması ve iptal edilmesi,
• Müşterilere ve işletmeye randevu onayı, değişikliği, iptali ve hatırlatması gibi bildirimlerin iletilmesi,
• Personel, hizmet ve çalışma saatlerinin yönetimi; çakışan randevuların önlenmesi,
• Ücretsiz deneme ve abonelik süreçlerinin yürütülmesi, kurulum ve teknik destek verilmesi,
• Hizmetin güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın önlenmesi, hataların tespiti ve giderilmesi,
• Mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili mercilerin taleplerinin karşılanması.

Kişisel verileriniz KVKK m.5/2 kapsamında, ilgili olduğu ölçüde şu hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (hizmetin sunulması, randevunun oluşturulması ve yönetilmesi),
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olması (hizmet güvenliği, hata ve kötüye kullanım takibi).

Bu sebeplerin bulunmadığı ve mevzuatın açık rıza aradığı durumlarda, ilgili işlem yalnızca açık rızanıza dayanılarak gerçekleştirilir; açık rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.

• Kayıt, giriş ve işletme oluşturma formları,
• İşletmenin yönetim panelinde girdiği personel, hizmet ve randevu bilgileri,
• Müşterilerin işletmeye ait online randevu sayfasında doldurduğu randevu formu,
• Randevu bildirimlerinin iletilmesi sırasında oluşan bildirim kayıtları,
• Hizmetin kullanımı sırasında otomatik olarak oluşan oturum çerezleri ve sunucu kayıtları.

Kişisel veriler satılmaz ve reklam amacıyla üçüncü kişilerle paylaşılmaz. Hizmetin sunulabilmesi için yalnızca gerekli olduğu ölçüde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Altyapı hizmet sağlayıcıları: veritabanı ve kimlik doğrulama altyapısı (Supabase) ile uygulama barındırma altyapısı (Vercel).
• Mesajlaşma hizmet sağlayıcısı: randevu bildirimlerinin iletilmesi için WhatsApp Business Platform (Meta); yalnızca bildirimin iletilmesi için gereken telefon numarası ve randevu bilgileri.
• İlgili işletme: randevu alan müşterinin bilgileri, randevu aldığı işletmenin yetkili kullanıcılarına gösterilir.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: mevzuattan doğan yükümlülükler ve yetkili mercilerin talepleri kapsamında.

Bu hizmet sağlayıcıların sunucuları yurt dışında bulunabilir. Yurt dışına aktarım söz konusu olduğunda, aktarım KVKK m.9 ve ilgili mevzuatta öngörülen usul ve şartlar çerçevesinde gerçekleştirilir.

Kişisel veriler, işlenme amacının gerektirdiği süre ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri boyunca saklanır. Bu sürelerin sona ermesi veya işleme şartlarının ortadan kalkması hâlinde veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. İşletme hesabının kapatılması talebinde, mevzuat gereği saklanması gereken kayıtlar hariç olmak üzere hesaba ait veriler makul süre içinde silinir.

KVKK m.11 uyarınca veri sorumlusuna başvurarak;

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK m.7'de öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'de belirtilen yöntemlerle, kimliğinizi tespit etmeye yarayan bilgilerle birlikte veri sorumlusuna iletebilirsiniz. Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve mevzuatta öngörülen süre içinde sonuçlandırılır.

Resmi e-posta ve posta adresi şahıs işletmesi kaydı tamamlandığında bu bölümde yayımlanacaktır. Bu süre içinde sorularınız için WhatsApp destek hattımızdan bize ulaşabilirsiniz.

Randevu aldığınız bir işletmenin müşteri kayıtlarına ilişkin talepleriniz için ilgili işletmeye doğrudan da başvurabilirsiniz. Kişisel verilerin işlenmesine dair ek bilgi için Gizlilik Politikası'nı inceleyebilirsiniz.